工程合同管理系统，如何实现系统合同管理

这篇文章给大家聊聊关于工程合同管理系统，以及如何实现系统合同管理对应的知识点，希望对各位有所帮助，不要忘了收藏本站哦。

如何实现系统合同管理

一、建立合同实施的保证体系建立合同实施的保证体系，是为了保证合同实施过程中的日常事务性工作有序地进行，使工程项目的全部合同事件处于受控状态，以保证合同目标的实现。首先要作合同交底，分解合同责任，实行目标管理。在总承包合同签订后，具体的执行者是项目部人员。项目部从项目经理、项目班子成员、项目中层到项目各部门管理人员，都应该认真学习合同各条款，对合同进行分析、分解。项目经理、主管经理要向项目各部门负责人进行“合同交底”，对合同的主要内容及存在的风险作出解释和说明，项目各部门负责人要向本部门管理人员进行较详细的“合同交底”，实行目标管理。使大家熟悉合同中的主要内容、各种规定及要求、管理程序，了解作为总承包商的合同责任、工程范围以及法律责任。在传统的工程项目管理中，人们往往十分注重“图纸交底”工作，忽略“合同交底”工作。在现代市场经济中，合同交底更为重要，只有“按合同施工”才能在执行合同时不出或少出偏差。第二，要建立合同管理的工作程序。在工程实施过程中，合同管理的日常事务性工作很多。要协调好个方面关系，使总承包合同的实施工作程序化、规范化，按质量保证体系进行工作。一方面建立定期或不定期的协调会制度，另一方面，对于一些经常性的工作应订立工作程序，按质量保证体系进行工作，使管理人员有章可循，也就不必进行经常性的解释和指导。第三，要建立文档系统。项目上要设专职或兼职的合同管理人员。合同管理人员负责各种合同资料和相关的工程资料的收集、整理和保存。这些工作非常繁琐，需要花费大量的时间和精力。工程的原始资料都是在合同实施的过程中产生的，是由业主、分包商及项目的管理人员提供的。建立这些文档与对这些文档进行管理对日后工程的索赔与反索赔有着重要的意义。第四，建立报告和行文制度。总承包商和业主、监理工程师、分包商之间的沟通都应该以书面形式进行，或以书面形式为最终依据。这既是合同的要求，也是经济法律的要求，更是工程管理的需要。这些内容包括：定期的工程实施报告，如每月的工作量报表；在工程过程中发生的特殊情况及其处理的书面文件，如工程环境的突然变化、不可预测的地质条件以及其他情况等等，这些都必须有监理工程师及总承包方的签署和认可。对在工程中合同双方的任何协商、意见、请示、指示都应落实在纸上。使工程活动有依有据。二、加强合同实施过程控制合同实施控制是合同实施过程中对合同实行控制的重要环节。第一，对工程目标进行强有力的控制。总承包合同定义整个工程建设的总目标，这个目标经分解后落实到各个分包商等，这样就形成了目标体系。分解后的目标是围绕总目标进行的，分解后的目标实现与否及其落实的质量，直接关系到总目标的实现与否及其质量，这就是它们的辩证关系。控制这些目标就是为了保证工程实施按预定的计划进行，顺利地实现预定的目标。工程实施控制的主要内容包括：合同控制、质量控制、安全控制、进度控制和成本费用控制。合同控制有着它的特殊性，其最大的特点是动态性，一方面在合同的实施过程经常会受到外界的干扰，是呈波动状向合同目标靠拢，这就需要及时发现，并加以调整。另一方面，合同本身也在不断变化，绝对不变的合同是不存在的，尤其像电源建设工程这种庞大而复杂的工程。作为总承包商的合同控制，不仅是针对与业主之间的总承包合同，而且包括与总承包合同相关的其他合同，如分包合同、采购合同等等，也包括这些合同间的协调控制。尤其在目前的总承包模式不尽完善的情况下，沟通和协调这之间关系变得尤为重要。第二，对合同实施进行跟踪和监督。在工程进行的过程中，由于实际情况千变万化，导致合同实施与预定目标发生偏离，这就需要对合同实施进行跟踪，要不断找出偏差，调整合同实施。作为总承包商对分包合同以及采购合同的实施要进行有效的控制，要对其进行跟踪和监督，以保证总承包合同的实施。此外，作为总承包商有责任对分包商的工程和工作进行统筹协调，以保证总目标的实现。第三，对合同实施过程加强信息管理。随着现代工程建设项目规模的不断扩大，工程难度与质量要求不断提高，而利润含量却不断降低，工程管理的复杂程度和难度也越来越大。因此信息量也不断扩大，信息交流的频度与速度也在增加，相应地工程管理对信息管理的要求也越来越高。信息化管理是给工程项目管理提供了一种先进的管理手段。目前在工程管理中对信息的处理还基于纸介质进行，信息的流速并不快。对总承包商来说，一方面这是由于项目自身的管理水准的高低，另一方面也受到分包企业自身的管理水平的影响。因此，要加强合同实施过程的信息管理，必须从三方面着手。一是明确信息流通的路径；二是建立项目计算机信息管理系统，对有关信息进行链接，做到资源共享，加快信息的流速，降低项目管理费用；三是加强对业主、监理、分包商等的信息管理，对信息发出的内容和时间有对方的签字，对对方信息的流入更要及时处理。三、合同变更管理合同内容的频繁变更是工程合同的特点之一。一般是总承包合同或分包合同的变更。分包合同的变更比总承包合同变更更频繁。这是因为总承包合同往往采用固定总价合同，而分包合同采用的形式多样，有单价合同、固定总价合同等等。如电源工程建设中，总承包商收到分包商的合同联系单是数百上千。在合同实施过程中，并不是所有的变更都可以作为合同变更的。如我项目部承建的某电厂合同中明确“在本合同有效期内由于国家规定的动态造价指数上涨……则对项目的投资总额进行调整”：“对于因不可抗力事件造成的影响，甲方和乙方将协商确定对工程价款和合同工期的调整”；对合同范围的变更，更是有专门的章节描述，对范围变更的定义、范围变更程序、价格的支付等等问题都有明确的条款。合同变更是索赔的重要依据，因此对合同变更的处理要迅速、全面、系统。合同变更指令应立即在工程实施中贯彻并体现出来。在合同变更中，量最大、最频繁的是工程变更，它在工程索赔中所占的份额也最大。这些变更最终都是通过各分包商体现出来。对工程变更的责任分析是工程变更起因与工程变更问题处理，是确定索赔与反索赔的重要的直接的依据。四、合同实施的索赔与反索赔管理对总承包商来说，合同索赔同样有两个方面，一是与业主关系，一是与分包商的关系。合同管理贯穿工程实施的全过程和各个层面，而合同管理的重要组成部分就是施工索赔。施工索赔亦同时贯穿于工程实施的全过程和各个层面。总承包商一方面要根据合同条件的变化，向业主提出索赔的要求，减少工程损失；另一方面利用分包合同中的有关条款，对分包商提出的索赔进行合理合法的分析，可能地减少分包商提出的索赔。对由于分包商自身原因拖延工期、和不可弥补的质量缺陷及安全责任事故要按合同罚则进行反索赔。同时要按合同原则公平对待各方利益，坚持谁之过，谁赔偿。在索赔与反索赔过程中要注重客观性、合法性和合理性。在索赔管理中要注意一种现象，分包商在投标时为了获得工程，往往有意压低报价，中标后又期望通过索赔进行弥补。我们在工程建设中就碰到这类现象，某施工单位提出的索赔额竟高达合同价的60%.对这类情况要作仔细地分析。总之，工程总承包企业的合同管理从工程投标、发标开始直至质保期满收到最后的质量保证金为止，贯穿于整个工程。它既是项目实施的有力保证，又是企业管理水平的综合体现，作为工程总承包企业必须认真抓好这项工作。推荐阅读：国际工程承包中索赔工作的体会建设工程目标的分解浅谈工程建设监理对施工现场的安全生产监督管理

合同管理系统包括哪些

合同管理系统主要包括以下模块：

系统核心管理模块：

合同管理：负责合同的创建、修改、审批、签署等核心功能，支持电子化存储合同的所有相关信息。合同流程管理模块：

合同流程设计：根据企业需求设计合同的审批流程，如起草、审核、签署、归档等，并能自动化推进流程。合同执行监控：实时监控合同的执行过程，包括合同进度和付款情况等。数据统计与分析模块：

对合同数据进行统计与分析，帮助企业了解合同情况，做出明智决策。如统计合同数量、金额，分析合同类型分布、履行情况等，并生成数据报表。系统安全与权限管理模块：

设置不同级别的用户权限，如管理员、编辑人员等，并配备数据加密、备份与恢复等功能。同时，生成操作日志，保障数据安全。文档存储和归档模块：

包括文档存储管理和电子归档管理，便于后续对文档资料进行存档、调用、查阅以及更改记录跟踪追溯。此模块特别适用于制造业企业和具有相当规模的工程服务型企业，有助于实现合同管理的电子化、信息化、系统化、集成化、模块化、无纸化、智能化、网络化、可视化、实时化、一体化等特点。

建设工程合同管理信息化要点

建设工程合同管理信息化要点

合同管理工作极为复杂、繁琐，是高度准确、严密和精确的管理工作。下面由我为大家分享建设工程合同管理信息化要点，欢迎大家阅读浏览。

1、建设工程合同管理信息化的必要性

由于建设工程和建设工程合同的特点，带来合同管理有如下特点：

(1)由于建设工程项目是一个渐进的过程，工程持续时间长，这使得相关建设合同特别是工程承包合同生命周期长，因此，合同管理必须从领取标书直到合同完成并失效的时期内连续地、，不间断地进行。

(2)由于工程价值量大，合同价格高，使合同管理对工程经济效益影响很大。

(3)由于工程过程中内外的干扰事件多，合同变更频繁，风险大，合同实施必须按变化了的情况不断地调整，这要求合同管理必须是动态的。在合同实施过程中，合同控制和合同变更管理就显得极为重要。

(4)合同管理工作极为复杂、繁琐，是高度准确、严密和精确的管理工作。在工程实施过程中，合同相关文件，各种工程资料汗牛充栋。在合同管理中必须取得、处理、使用、保存这些文件和资料。

(5)由于合同中包含了项目的整体目标，所以合同管理对项目的进度控制、质量管理、成本管理有总协调和总控制作用，它是工程项目管理的核心和灵魂。

由于合同管理的这些特点，仅仅依靠人工管理既耗时费力，而且信息传递缓慢，延误时间，尤其对于时效性很强的索赔，到一定时限不能提供需要的信息会使索赔失效，同时索赔文件及其说明材料连篇累牍，编撰审阅费时费事，这无法满足承包商参与国际市场竞争的要求。在信息技术高速发展的今天，要提高合同管理人员的工作效率，使其适应国际化管理模式，就需要将现代先进的计算机技术应用到合同管理的日常工作中来，建立方便实用的计算机管理网络，有效地提高项目的经营管理水平，使索赔人员及索赔档案管理工作人员从繁重的文字、案卷工作中解放出来，极大地提高了索赔的工作效率。

2、建设工程合同管理信息系统的建立

2.1系统目标

(1)对各种建设工程项目所签订的各种类型的合同(如建设工程勘察设计合同、施工合同、监理合同、建设物资采购合同等)进行全面科学的管理，不仅能迅速处理合同中各种信息，而且能够对新签订的合同进行信息录入，对已签订的合同进行修改、销毁、查询等处理工作。

(2)代替手工方式存储合同有关条款及相关资料，使管理人员从繁重的手工查阅方式中解放出来。

(3)满足建设项目动态管理的需要，可随时将实际情况变化以合同方式体现出来，便于迅速解决合同管理过程中的一些争议及索赔事项。

(4)提供对各类合同条件(如 FIDIC合同条件)及常用的合同法律、法规进行检索的功能，同时还有为方便管理人员快速编写合同而设置的常用合同范本。

2.2系统功能

本系统功能如图所示，这些功能既相互联系，又相互独立，是一个有机的整体。

(1)合同文件管理模块：收集、整理合同管理工作中形成的有关资料以及其他一些与合同管理密切相关的资料，进行合同文件的检索、查询、合同数据的输入、修改等。

(2)其涉及的数据有：建设工程合同协议条款，建设工程合同条件，洽谈、变更、明确双方权利和义务的纪要、协议，招标工程中标通知书，投标书，招标文件，工程量清单，标准规范和其他有关资料，技术要求等。补充合同子模块主要是对于合同实施过程中，原合同文件中没有涉及而后来由于工程变更等其他原因新补充的合同文件。

(3)合同条款检索模块：可对各类合同条款进行检索，以便监督合同的履行和合同的实现。合同条款检索可分为无条件检索和有条件检索，无条件检索是按合同条款的`自然顺序进行检索;有条件检索是按使用者所选择的条件进行检索查询。选择条件可分为：条款检索、条款项检索和主题词检索。

(4)合同管理模块：它主要涉及的数据是在工程建设中，关于工程质量、费用、进度等方面的信息。它分为合同实施控制子模块，合同变更管理子模块，索赔管理子模块。

合同实施控制子模块：主要是对工程质量、费用、进度等方面信息进行分析和实施动态管理，将合同实施结果与合同计划目标对比，找出两者之间存在的差异，从而及时调整合同实施计划。合同变更管理子模块：对工程施工过程中经常发生的合同变更，可自动生成变更清单，计算变更费用，生成变更详情表，计算变更净值，以及变更与原合同的对照表，并及时反映变更后的总投资变化情况。合同索赔管理子模块：主要包括索赔证据管理，索赔鉴别管理，索赔计算管理，索赔文件管理及有关数据库的管理等，为管理人员提供有关收集、查询、加工、更新有关索赔的各类工程数据的服务，提供索赔意向通知书，索赔报告，进行索赔计算等。

(5)其他系统模块：分为三个子模块：即常用合同范本查询子模块，合同法律法规检索子模块，其它子模块。常用合同范本查询子模块主要功能是随时对各种合同格式范本进行检索查询和调用，可使合同的生成方便、准确、快捷;合同法律法规检索子模块主要功能是随时查阅我国现行的各种有关合同管理方面的子模块主要功能是随时对各种合同格式范本进行检索查询和调用，可使合同的生成方便、准确、快捷;合同法律法规检索子模块主要功能是随时查阅我国现行的各种有关合同管理方面的合同法律法规;其它子模块是为了方便用户，让用户自己增加功能而留的待开发模块。

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